Organiser mails i Outlook
Mange bruger Outlook som både arbejdsredskab, huskeseddel og dokumentarkiv. Det fører hurtigt til en fyldt og uoverskuelig indbakke, hvor vigtige mails drukner mellem notifikationer, CC-tråde og gamle beskeder med dokumentation din kollega måske sidder og savner.
Her får du en enkel og effektiv metode til at skabe ro i indbakken.
1, 2, 3 og din indbakke er tom
Hvis du står i et total-kaos af en indbakke, behøver du ikke bruge timer på manuel oprydning. Du kan faktisk komme i bund på under 15 minutter med denne simple metode:
1. Find ud af, om I allerede gemmer alle mails via jeres exchange server
Tag fat i IT og spørg, om der findes et system, der automatisk arkiverer alle indgående og udgående mails.
Hvis ja, så ligger der allerede en kopi af alt og du kan trygt slette stort set hele din indbakke.
2. Gennemgå kun de seneste 30 dage
Det er her, 90% af dine aktuelle opgaver og dialoger ligger.
Forhold dig til dem:
– Slet det irrelevante
– Besvar det nødvendige
– Gem det, du skal bruge i en nær fremtid
3. Slet resten af din indbakke uden dårlig samvittighed
Hvis IT har et fyldt mailarkiv, så er der ingen grund til at organisere mails i Outlook.
Alt, der er ældre end 30 dage, kan du bare fjerne fra din indbakke i ét hug.
Når du har styr på din indbakke, kan du starte den forebyggende strategi for bedre mailhåndtering.
Forarbejdet
Fælles forebyggende indsats mod tilsandede indbakker
Individuelt
Giv dig selv en vane
Beslut dig for hvornår og hvordan du håndterer mails. Skal de gennemgås løbende i små intervaller, eller er det bedre at sætte faste tidspunkter af hver dag? Uanset hvilken model du vælger, er formålet at skabe en stabil vane, der forhindrer, at indbakken igen bliver et kaotisk opsamlingssted.
Som team
Kategoriser jeres mails
Den største faldgrube i Outlook er, at vigtige mails ender som personlig viden, der kun ligger i én medarbejders indbakke. Derfor bør du tage stilling til, hvor denne dokumentation egentlig bør bo. Når mails indeholder projektinfo, beslutninger, aftaler eller historik, skal de placeres i et system, hvor andre kan finde dem.
Strategisk
Strukturen på gemte mails
For at undgå rod og usikkerhed skal der være en klar standard for mappestrukturen på gemte mails. Uden en fælles tilgang opstår der hurtigt forskellige praksisser, hvilket skaber uens struktur og risiko for, at vigtig dokumentation bliver væk eller opbevaret på en måde, der ikke lever op til jeres compliance-krav.
"Organisering af mails i Outlook er et fælles ansvar - gør jer selv den tjeneste at automatisere så meget som muligt."
Automatiser organiseringen af mails i Outlook
Selv med de bedste intentioner og klare standarder vil en indbakke før eller siden begynde at skride, hvis organiseringen afhænger af din egen hukommelse og disciplin. Det er helt naturligt. Mængden af mails stiger, tempoet øges, og efter få travle uger er mapper, regler og kategorier igen noget, man “lige får gjort senere”.
Derfor er den mest effektive måde at forebygge rod i din Outlook ikke at arbejde hårdere – men at automatisere organiseringen, så den sker som en naturlig del af din arbejdsgang.
Fire praktiske steps til en tom indbakke, som du kan implementere i dag
1. Skab en fælles forståelse
Når alle erkender, at indbakker rummer dokumentation, som andre kan få brug for, bliver det naturligt at flytte den ud af Outlook og ind i et fælles maildrev.
2. Indfør en fast mailrutine
F.eks. 10 min. dagligt eller 30 min. ugentligt, så indbakken ikke får lov at vokse ukontrolleret. En regel kunne være, at man aldrig må gå på weekend med åbne mails i sin indbakke.
3. Flyt maildokumentation ud af Outlook
Det forebygger rod, styrker samarbejdet og gør viden tilgængelig, i den kontekst den skal bruges, for hele organisationen.
4. Automatiser processen
Der er ingen grund til at arkivere og organisere sine mails manuelt, når der er plugins, som kan gøre det automatisk og kontinuerligt.
Form fremtidens mailhåndtering i MARSLab
Vi eksperimenterer og undersøger, hvordan man kan bruge kommunikation som en aktiv ressource til at forstå stemninger, opdage risici, fremhæve muligheder og skærpe beslutningsgrundlaget.
MARSLab er for dig, der vil skubbe til mailens potentiale og er nysgerrig på, hvordan data og AI kan give os nye indsigter, som gavner dokumentation og databerigelse.
Når du skriver dig op til MARSLab, inviterer vi dig med ind i laboratoriet, hvor vi sammen former fremtidens mailhåndtering.
Bliv en del af MARSLab
Dine oplysninger
Send jeres mails til MARS
Få en komplet løsning til organisering af mails til Outlook.
