SharePoint som maildrev

Frederik Kirial

Frederik Kirial

Product Owner hos Orbit Online A/S

Udgivet

3. marts 2026

Kan vi ikke bare gemme mails i SharePoint?

Du kan godt gemme dine mails i SharePoint. Spørgsmålet er, om du også gerne vil kunne finde dem igen?

Argumenterne giver umiddelbart mening:

• ”Så har vi dokumentation på mails i kontekst af vores øvrige dokumenter.”
• ”Vi betaler allerede for datalagring i SharePoint, så det er jo reelt set gratis serverplads.”

Det forstår vi godt. Men.

Hvis du bare én gang har haft behov for at finde en mail igen i jeres SharePoint-løsning, har du sandsynligvis også oplevet, hvor langsomt det kan være – og hvor svært det er at finde den rigtige mail.

Det er der en grund til

SharePoint er ikke optimeret til at håndtere mails. Det kan mange ting, men det har ikke en indbygget forståelse for mailens metadata såsom afsender, modtager, tråd, signatur og tidslinje.

Det samme gælder jeres aktive indbakker, hvor alle ind- og udgående mails gemmes automatisk via Exchange. De bliver opbevaret, men ikke nødvendigvis struktureret, så de er nemme at arbejde med.

Og hvordan mærker du det i praksis?

1. Arkivering af en mail er en snørklet findeleg i en uoverskuelig mappestruktur
2. Søgemaskinen i SharePoint er langsom og utrolig upræcis

At bruge SharePoint som maildrev er en utaknemmelig opgave. Det svarer lidt til at banke et søm i med en skruetrækker. Det kan lade sig gøre, men det er ikke optimalt for hverken værktøjet, opgaven eller resultatet.

Metadata er undervurderet i en digital forretning

En anden vigtig dimension er den værdi, der ligger i jeres maildata.

1. Hvordan måler I kvaliteten af jeres samarbejder?
2. Hvordan identificerer I tidsrøvere i projekter?
3. Hvordan opdager I mønstre i fejl, forsinkelser eller gentagne udfordringer?

Svarene findes ofte i kommunikationen med kunder og samarbejdspartnere. Men hvis I ikke har et system, der forstår og arbejder med maildata, går I glip af den indsigt.

Maildata kan eksempelvis bruges til:

• At skabe indblik i stemningen på et projekt
• At identificere mønstre i f.eks. fakturering, leverancefejl eller forsinkelser
• At understøtte bedre dokumentation og læring på tværs af sager

Når mails blot gemmes som filer i et dokumentbibliotek, reduceres de til statiske dokumenter. Dermed mister I den kontekst og struktur, som gør data værdifuld.

Datasuverænt maildrev

Hvis I arbejder med en digitaliseringsstrategi, hvor datasuverænitet og kontrol er i fokus, er det værd at overveje, om SharePoint er det rette værktøj at bruge som maildrev.

Mails er ikke bare dokumentation, men forretningskritisk kommunikation.

Vi har lavet en tretrinsguide til, hvordan I kan komme tættere på en datasuveræn drift. Det handler i bund og grund om at passe på jeres forretning.

Så kan man gemme mails i SharePoint?

Ja, I kan godt gemme mails i SharePoint.

Men så træffer I også en aktiv beslutning om, at mails ikke skal være let tilgængelige, eller bidrage strategisk til forretningen.